Brändi ja ajanvarausjärjestelmä rengasliikkeelle

Kaikki varaukset kulkivat puhelimen kautta ja kalenteri pyöri paperilla sekä yrittäjän muistin varassa. Rengashotellin pyörittäminen vaati erikseen kirjanpitoa siitä, kenen renkaat ovat varastossa ja milloin ne on tuotu tai haettu, ja allekirjoitettujen kuittien seuraaminen oli työlästä. Yritys oli riippuvainen siitä että yrittäjä ehtii puhelimeen, eikä asiakkaalla ollut tapaa hoitaa varaustaan silloin kun se itselle sopii.

Asiakas tiesi heti että päätavoite oli varauskalenteri: asiakas valitsee palvelun, autonsa ja itselleen sopivan ajan suoraan netistä, ja varaus näkyy yrittäjän hallintapaneelissa reaaliajassa. Hallintapaneelissa yrittäjä näkee päivän, viikon ja kuukauden varaukset kalenterinäkymässä, voi lisätä varauksia käsin puhelimitse tuleville asiakkaille, ja muokata aukioloaikoja sekä palveluja ilman että minuun tarvitsee olla yhteydessä.

Projektin edetessä tuli esiin rengashotellin ongelma: allekirjoitettuja paperikuitteja kertyi ja niiden seuraaminen oli vaikeaa. Ehdotin että sama järjestelmä hoitaisi myös rengashotellin, ja että jokaisesta tallennuksesta generoidaan automaattisesti PDF-kuitti joka arkistoituu asiakkaan tietoihin. Nyt yrittäjä löytää minkä tahansa asiakkaan renkaiden tiedot sekunneissa eikä paperimappeja tarvita.

Brändipuolella yrityksellä oli jo hyvä logo, joten sen ympärille rakennettiin väripaletti, typografia ja kuvakieli jotka toimivat verkossa ja muissa materiaaleissa. Tietokanta suunniteltiin niin että sama asiakas voi hallita useampaa autoa, mikä tekee toistuvista varauksista vaivattomia.

Järjestelmä on ollut käytössä jo pidempään ja varauksia tulee myös iltaisin ja viikonloppuisin kun puhelin ei ole päällä. Rengashotelli toimii samassa järjestelmässä ajanvarausten kanssa, eivätkä paperikuitit enää katoa. Yrittäjä näkee varaustilanteen yhdellä silmäyksellä ja asiakas hoitaa varauksen itse ilman puhelinsoittoa.